I Punti Chiave

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Moduli Utilizzati

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Fondata oltre 50 anni fa, sin dai suoi esordi la multinazionale di profumerie ha svolto un ruolo pioneristico nel mondo della bellezza di prestigio innovativa.

Gli oltre 750 punti vendita in 17 paesi nel mondo (di cui oltre 130 in Italia) offrono cosmetici e prodotti di bellezza delle migliori marche (inclusa la propria).

Non è difficile immaginare come in una catena di questo calibro la puntuale pianificazione delle manutenzioni ordinarie e l'efficace gestione degli interventi straordinari siano fondamentali: i facility manager avevano bisogno di uno strumento che gli permettesse di garantire l'impeccabilità dei negozi, monitorando e valutando velocemente l'operato sia dei fornitori esterni sia dei reponsabili dei punti vendita.

Così, dopo anni di ricerche dello strumento che riuscisse ad aiutarli, la famosa catena di profumerie ha individuato in TAG Application il software CMMS in grado di risolvere le proprie esigenze relative alla gestione delle manutenzioni.

Ecco allora che la multinazionale si è affidata a GRAF Enterprise (Business Unit di GRAF Industries ideatrice del progetto di TAG Application) per gestire a 360 gradi i flussi di manutenzione nei punti vendita italiani.

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Garantisci l'efficiente sicurezza, illuminazione e climatizzazione in ogni punto vendita, compilando le attività con tutto il materiale necessario per lo svolgimento delle manutenzioni

Sin dai primi incontri si è intuito facilmente come la priorità per la nota multinazionale fosse garantire l'impeccabilità di ogni punto vendita: dai dispositivi anti-incendio a quelli anti-taccheggio, dagli impianti di illuminazione a quelli di climatizzazione.

Il Facility Manager, infatti, ha espresso subito i suoi bisogni primari:

- Disporre di uno strumento grazie al quale gestire efficacemente le manutenzioni ordinarie e straordinarie

- Garantire a fornitori e punti vendita un calendario semplice ed intuitivo, già configurato con specifiche occorrenze prestabilite solamente da compilare

Date le specifiche esigenze riguardo la programmazione di un piano di manutenzione completo e diversificato per vari fornitori e decine di punti vendita, i modelli di TAG Application sono risultati immediatamente lo strumento perfetto per risponedere alle necessità espresse.

Grazie alla precisione e alla versatilità dei modelli, siamo riusciti in breve tempo a costruire il piano di manutenzione desiderato, creando in pochi click centinaia di attività visibili solo a chi di competenza.

Create tutte le attività, gli store manager hanno potuto arricchire volta per volta ogni occorrenza: caricando la documentazione e aggiungendo specifiche checklist che permettessero al fornitore di rifornirsi del materiale necessario per svolgere la manutenzione.

Per visualizzare e gestire tutta la mole di lavoro abbiamo consigliato l'utilizzo del modulo Calendario, sfruttando le diverse viste integrate e applicando filtri specifici. Tra tutte, la vista risultata più utile è stata quella cosiddetta "Piano attività".

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Evita ritardi e incomprensioni: invia messaggi in tempo reale, compila le attività e bloccale per confermarne la validità avvisando il fornitore

Una grande nota dolente delle manutenzioni nei punti vendita della catena sono sempre stati ritardi e incomprensioni.

- Perché la manutenzione non è stata portata a termine nel modo richiesto?

- I fornitori si sono fatti trovare impreparati nonostante le chiare indicazioni ricevute o i punti vendita hanno avvisato in ritardo impedendo l'aprovviggionamento del materiale necessario?

- Chi non ha svolto correttamente il suo lavoro? Dove e cosa bisogna migliorare?

I facility manager troppo spesso si trovavano a farsi queste domande, ovviamente senza riuscirsi a dare una risposta certa.

Date le criticità evidenziate in termini di comunicazione, sono stati sviluppati i messaggi nelle attività, ovvero una vera e propria "chat" integrata che permettesse lo scambio di informazioni in tempo reale tra punto vendita e fornitore. Così, oltre a centralizzare e facilitare le comunicazioni, è stato possibile anche tenere traccia tangibile di tutti i messaggi all'interno di ciascuna attività, compresi di data e ora dell'invio.

Poi, al fine di garantire che l'aggiornamento delle manutenzioni avvenisse nei tempi e modi prestabiliti, è stata sviluppata una funzionalità che permettesse di confermare l'avvenuta compilazione di ciascuna attività, avvisando automaticamente il fornitore e impedendo la modifica delle principali informazioni (su tutte checklist, documenti e date).

In questa maniera, una volta inserite le specifiche utili allo svolgimento della manutenzione, responsabili dei punti vendita e fornitori non possono più aggiornare l'attività, evitando ritardi e fraintendimenti dovuti a modifiche effettuate senza il dovuto preavviso.

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Segnala qualsiasi problematica riscontrata in negozio tramite l'apertura di un ticket al fornitore incaricato di intervenire

Tra le esigenze della multinazionale ovviamente spiccava anche quella di poter segnalare prontamente le mille problematiche e necessità di ogni punto vendita: in modo facile ed intuitivo, diretto, controllato e centralizzato.

Riguardo questo punto il modulo Ticket si è immediatamente dimostrato lo strumento ideale.

Tramite una puntuale configurazione, infatti, tutti i punti vendita hanno potuto subito aprire dei ticket direttamente al fornitore di competenza: arrichendo le segnalazioni con informazioni e documenti aggiuntivi, messaggiando in tempo reale e ricevendo notifiche sullo stato di avanzamento dei lavori.

I punti vendita hanno così potuto iniziare a richiedere gli interventi in modo più efficace ed efficiente, senza perdere tempo a cercare i contatti dei fornitori, tenendo sempre tracciate tutte le richieste ed evitando la dispersione di informazioni.

I facility manager, invece, sono riusciti finalmente ad ottenere il completo controllo, su qualsiasi richiesta e qualunque messaggio. Con la possibilità di sollecitare i fornitori via chat in caso di ritardi e alzando o abbassando la priorità delle richieste in base alle necessità.

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Lascia che i fornitori chiudano le attività allegando il rapportino d'intervento: ricevi le notifiche in diretta e valuti l'operato

Una volta create tutte le attività e arricchite di documentazione e specifiche, i fornitori hanno potuto recarsi presso ogni punto vendita semplicemente consultando il proprio calendario, compilare velocemente le checklist relative alla manutenzione e chiudere le attività allegando il rapportino d'intervento e notificando automaticamente gli store manager.

A questo punto, per avere un riscontro concreto delle modalità con cui i fornitori svolgono le manutenzioni, i facility manager della catena di negozi hanno espresso il desiderio di comprendere velocemente la qualità di questi interventi.

Come? Semplice...con delle vere e proprie recensioni di intervento!

Da questa richiesta sono infatti nate le valutazioni delle attività, ovvero una sezione dedicata in cui recensire l'operato del fornitore per ogni intervento effettuato.

In questa maniera i responsabili dei punti vendita possono accedere alla sezione delle valutazioni direttamente dalla notifica di chiusura dell'attività, inserendo rapidamente una recensione completa di stelle (da 1 a 5), commento ed eventualmente documentazione aggiuntiva.

Grazie a questa funzionalità i facility manager sono stati in grado di consultare velocemente la valutazione di ogni attività, comprendere la qualità degli interventi dei fornitori e intervenire prontamente in caso di necessità.

Consulta tutte le statistiche in tempo reale di fornitori e punti vendita tramite dashboard KPI personalizzata

Ultimo ma non per importanza, tra i punti fondamentali per i facility manager della multinazionale di profumerie vi era la possibilità di controllare e monitorare in tempo reale tutte le statistiche di ogni fornitore e punto vendita in una visualizzazione graficata dedicata.

Così è stata sviluppata una dashboard KPI totalmente personalizzata, che permettesse di monitorare qualsiasi dettaglio relativo all'operatività di fornitori e punti vendita sotto forma di grafico: dal numero di attività preparate in ritardo da ogni punto vendita a quelle prenotate per tempo, da quelle preparate rispetto alle aperte a quelle in ritardo rispetto al totale, dai dettagli di ciascuna attività preparata alle valutazioni di ciascun fornitore.

Il tutto visualizzabile in qualsiasi periodo di tempo, completamente filtrabile e disponibile anche in versione tabellare esportabile.

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Conclusioni

La collaborazione tra GRAF Enterprise e la famosa multinazionale di profumerie ha permesso un deciso cambio di rotta in termini gestione aziendale, consentendo di cambiare il modus operandi dei punti vendita grazie alla costruzione di un flusso di lavoro omogeno, tracciato e centralizzato.

I facility manager hanno sposato da subito il progetto TAG Application, in cui anche responsabili dei punti vendita e fornitori hanno contribuito alla buona riuscita.

La catena di negozi ha raggiunto l'obiettivo della completa gestione delle attività: pianificando puntualmente quelle programmate a partire dai modelli, richiedendo le straordinarie tramite ticket e monitorando l'avanzamento dei lavori attraverso le dashboard.

Il software ha così permesso di introdurre un nuovo flusso di lavoro, che permettesse di risparmiare tempo, soldi e fatica, centralizzando le informazioni e fornendo un resoconto completo riguardo il lavoro di punti vendita e fornitori.

Le puntuali risposte a tutte le esigenze del cliente rispecchiano in pieno la buona riuscita del progetto!